Jeder Immobilienprofessional kennt diese Situation: Ein Telefonat endet mit den Worten „Alles klar, dann sprechen wir das so ab." Zwei Wochen später stellt sich heraus, dass beide Parteien eine völlig unterschiedliche Erinnerung an das gleiche Gespräch haben. Oder noch kniffliger: „Das haben wir so niemals besprochen." Nach Pascals Erfahrung entsteht dies meist nicht aus böser Absicht, sondern weil Menschen Informationen unterschiedlich interpretieren oder sich ein Gespräch anders ins Gedächtnis rufen.
Die zweite TIP von TRIP: Schriftlich festhalten erspart Diskussionen
Pascal Trip, seit 2026 Asset Manager bei Benkey und erfahrener Immobilienprofessional, teilt seine zweite praktische Empfehlung: Halten Sie alle wichtigen Absprachen schriftlich fest. Nicht aus Misstrauen gegenüber dem Geschäftspartner, sondern aus einem einfachen Grund – um später keine Diskussionen führen zu müssen.
„Leg alle Absprachen schriftlich fest. Das verhindert im Nachgang viel Diskussion," sagt Pascal direkt. Diese scheinbar einfache Regel spart in der Praxis eines jeden Asset Managers oder Property Managers enorm viel Zeit und Frustration.
Warum ist das im Immobilienbusiness so wichtig?
Im Gewerbeimmobilien-Sektor bewegen sich viele verschiedene Akteure gleichzeitig:
- Mieter und Pächter
- Vermieter und Eigentümer
- Asset Manager und Property Manager
- Immobilienmakler
- Technische Betreuer und Handwerker
- Liegenschaften und Verwaltungsunternehmen
Jeder dieser Beteiligten hat eigene Interessen, eine eigene Agenda und seine ganz persönliche Interpretation dessen, was besprochen wurde. Kommunikation läuft durch verschiedene Kanäle – telefonisch, im persönlichen Gespräch, über Messenger oder Mail. Da verwundert es nicht, dass Absprachen unterschiedlich in Erinnerung bleiben oder sogar ganz anders ausgelegt werden.
Eine kurze Bestätigungsmail nach einem wichtigen Gespräch verhindert später oft enorme Missverständnisse.
Wann sollte man eine schriftliche Bestätigung verschicken?
Nicht jedes Gespräch muss dokumentiert werden. Aber bei diesen Situationen ist eine schriftliche Bestätigung unverzichtbar:
| Situation | Schriftlich bestätigen? |
| Telefonische Vereinbarung | Ja |
| Verhandlung oder Preisabsprache | Ja |
| Änderungen von bestehenden Absprachen | Ja |
| Übergabepunkte und Mängelfeststellung | Ja |
| Entscheidungen aus einer Besprechung | Ja |
| Wichtige Zusagen und Verpflichtungen | Ja |
| Mündliches Einverständnis | Immer bestätigen |
Ist das nicht ein Zeichen von Misstrauen?
Pascal schmunzelt bei dieser Frage. „Ganz und gar nicht," antwortet er. „Eine Bestätigungsmail ist kein Zeichen von Misstrauen. Es ist eine Methode, um sicherzustellen, dass alle das Gleiche verstehen."
Das ist der entscheidende Punkt: Klare Kommunikation ist nicht das Gegenteil von Vertrauen – sie ist die Grundlage für es. Wenn beide Seiten wissen, dass sie auf die gleiche Weise verstanden haben, entsteht Sicherheit und sogar mehr Vertrauen. Und das wiederum führt zu besserer Zusammenarbeit im Property Management und Asset Management.
Was bringt schriftliche Dokumentation konkret?
Der Unterschied zwischen mündlichen Absprachen und schriftlicher Bestätigung ist erheblich:
| Ohne schriftliche Festlegung | Mit schriftlicher Bestätigung |
| Nachträgliche Diskussionen und Streit | Klare Verbindlichkeit |
| Unterschiedliche Erinnerungen | Eine gemeinsame, dokumentierte Absprache |
| Hohes Risiko für Missverständnisse | Offene, transparente Kommunikation |
| Frustration und Vertrauensverlust | Stärkeres Vertrauen und Sicherheit |
| Unklare Verhältnisse | Professionelle, strukturierte Zusammenarbeit |
Colin stimmt vollkommen zu
Auch Colin, ein erfahrener Makler in der Branche, bestätigt Pascals Rat: „Absolut. In kommerziellem Immobilienbusiness können Projekte Monate oder sogar Jahre dauern. Da kannst du unmöglich jedes Telefonat im Kopf behalten."
„Eine kurze E-Mail kostet zwei Minuten, aber sie kann dir später Stunden voller Diskussionen ersparen," ergänzt er. Dies ist besonders wichtig, wenn es um wichtige Entscheidungen im Immobiliensektor geht, sei es bei der Vermietung von Büroflächen in Amsterdam oder bei der Verwaltung von Gewerbeflächen in Rotterdam.
Die praktische Anwendung: So geht's richtig
Pascal gibt noch einen konkreten praktischen Tipp. Nach jedem wichtigen Telefonat verschickst du einfach eine kurze Mail, zum Beispiel:
Danke für das gute Gespräch heute. Zur Bestätigung haben wir folgende Punkte besprochen:
[Hier folgen kurz und prägnant die getroffenen Absprachen]
Bitte bestätige mir, falls ich etwas missverstanden habe.
Diese Nachricht ist nicht juridisch formuliert, nicht kompliziert, einfach nur klar. Sie dokumentiert, dass beide Parteien vom gleichen Verständnis ausgegangen sind.
Die TIP von TRIP
Menschen vergessen Worte, aber eine Bestätigungsmail bleibt bestehen.
Fazit: Schreiben schafft Sicherheit
Immobilien-Business dreht sich um Beziehungen und Vertrauen. Aber selbst die besten Geschäftsbeziehungen profitieren von klaren, schriftlich festgehaltenen Absprachen. Nicht weil man sich gegenseitig nicht vertraut, sondern weil niemand ein fotografisches Gedächtnis hat.
Ob du als Asset Manager, Property Manager, Vermieter oder Makler tätig bist – die Regel bleibt gleich: Schriftlich festhalten schafft Klarheit, verhindert Missverständnisse und stärkt sogar das gegenseitige Vertrauen.
Wie Pascal abschließend sagt:
Schreib es heute auf, damit du es morgen nicht erklären musst.
Das ist nicht Misstrauen. Das ist professionelles Property Management.
