All-in kantoor huren? Check eerst wat er écht in zit

Een ondernemer zoekt kantoorruimte voor tien medewerkers en vergelijkt drie businesscenters. Alle drie bieden een volledig ingericht kantoor aan met een all-in maandprijs. Bij de eerste locatie zijn koffie, vergaderruimten en internet inbegrepen. Bij de tweede locatie gelden aparte tarieven voor vergaderuren en zakelijk internet. Bij de derde blijken receptiediensten en parkeerplaatsen niet in de basisprijs verwerkt. Op papier lijken de drie aanbiedingen vergelijkbaar. In de praktijk koopt deze ondernemer drie totaal verschillende producten. Dat is precies de kern van dit artikel: vergelijk niet alleen wat een kantoor kost, maar vooral wat je voor die prijs krijgt. Want een kantoor van 150 euro per m² kan duurder uitvallen dan een kantoor van 250 euro per m², als je de totaalkosten niet van tevoren in kaart brengt.

Turn-key, plug & play, full-service en all-in: wat is het verschil?

De markt voor flexibele kantoorruimte kent een veelheid aan termen die door aanbieders wisselend worden gebruikt. Een eenduidige definitie bestaat niet. Wat bij de ene aanbieder full-service heet, kan bij de andere als standaard worden gepresenteerd. Toch is het nuttig om de begrippen te onderscheiden.

Turn-key kantoorruimte

Een turn-key kantoor wordt in verregaande mate gebruiksklaar opgeleverd. Denk aan ingerichte werkplekken, bureaus en stoelen, vloerafwerking, verlichting en vergaderfaciliteiten binnen de gehuurde ruimte. Wat turn-key niet automatisch betekent: dat internet, koffie, schoonmaak, receptie of andere diensten inbegrepen zijn. Het gaat primair om het fysieke opleverniveau van de ruimte zelf. Wil je meer weten over de verschillende opleverniveaus? Lees dan ook het overzicht van opleverniveaus voor kantoorruimte in de RE-SEARCH kennisbank.

Plug & play kantoorruimte

Plug & play suggereert dat een onderneming direct aan de slag kan. De basisvoorzieningen zijn doorgaans aanwezig. Maar plug & play voor de ene organisatie is niet automatisch plug & play voor de andere. Een bedrijf met hoge eisen aan cybersecurity, een eigen serveromgeving of specifieke bandbreedtebehoeften kan aanvullende voorzieningen nodig hebben die niet standaard worden meegeleverd. De term beschrijft een belofte, geen gegarandeerde technische specificatie.

Full-service kantoorruimte

Een full-service kantoorconcept biedt naast de ruimte ook aanvullende diensten aan. Denk aan receptie en ontvangst, koffie en thee, internet en wifi, schoonmaak, vergaderruimten, gemeenschappelijke areas en facilitaire ondersteuning. Het exacte pakket verschilt per locatie. Zelfs onder de noemer full-service kunnen vergaderruimten via een urenbundel worden aangeboden of gelden er beperkingen voor gebruik buiten kantooruren.

All-in kantoorruimte

All-in verwijst naar een prijsmodel waarbij meerdere kosten in één maandelijkse vergoeding zijn gebundeld. Dat klinkt eenvoudig, maar de samenstelling van die bundel varieert sterk. Een all-in prijs kan huur, servicekosten en standaardinternet omvatten, terwijl aanvullende vergaderuren, parkeren of specifieke IT-diensten apart worden berekend. All-in is geen garantie dat alles onbeperkt beschikbaar is.

Wat zit er daadwerkelijk in de all-in prijs? Controleer dit altijd

Voordat je een huurovereenkomst of gebruiksovereenkomst tekent voor een serviced office of businesscenter, is het verstandig om de volgende punten expliciet na te vragen en te laten vastleggen:

• Kantoorinrichting: zijn bureaus, stoelen, kasten en vergadertafels inbegrepen?
• Internet: welke snelheid en kwaliteit wordt aangeboden, en is de verbinding gedeeld of exclusief?
• Wifi: is er een gemeenschappelijk netwerk of een eigen beveiligde verbinding beschikbaar?
• Koffie en thee: onbeperkt inbegrepen of wordt er per gebruik afgerekend?
• Receptie: is er een bemande balie en op welke tijden?
• Postverwerking: wordt post aangenomen, verwerkt of doorgestuurd?
• Vergaderruimten: inbegrepen, via een urenbundel of betalen per uur?
• Schoonmaak: geldt dit voor alleen de gemeenschappelijke ruimtes of ook voor het eigen kantoor?
• Printen en kopiëren: inbegrepen of betalen per afdruk?
• Parkeren: inbegrepen, afzonderlijk te huren of op basis van beschikbaarheid?
• Toegang: is het gebouw 24/7 toegankelijk?
• Energie: zijn elektriciteit, verwarming en koeling verwerkt in de maandprijs?
• Servicekosten: zijn alle bijkomende servicekosten onderdeel van het maandtarief?

Een goede all-in prijs is niet per definitie de laagste prijs, maar een prijs waarbij vooraf duidelijk is wat je krijgt en wat je eventueel extra betaalt.

Internet inbegrepen? Kijk verder dan de wifi

Veel businesscenters adverteren met snel internet en gratis wifi. Maar wat betekent dat voor de dagelijkse bedrijfsvoering? Er zijn relevante verschillen die een ondernemer vooraf moet begrijpen.

Een gedeelde internetverbinding wordt door alle huurders in het gebouw gebruikt. De beschikbare bandbreedte fluctueert afhankelijk van het gebruik. Een eigen zakelijke internetverbinding biedt een gegarandeerde capaciteit die niet met anderen wordt gedeeld. Een eigen beveiligd netwerk is weer iets anders: dat vereist eigen netwerkapparatuur en soms specifieke afspraken met de aanbieder over de mogelijkheid om die apparatuur te installeren.

Organisaties die intensief gebruikmaken van cloudtoepassingen, videoconferencing, grote bestandsoverdrachten of gevoelige data, hebben andere eisen dan een klein team van freelancers dat voornamelijk e-mail en tekstverwerking gebruikt. De vraag is niet of internet beschikbaar is, maar of de beschikbare digitale infrastructuur aansluit op de behoeften van jouw organisatie.

RE-SEARCH werkt samen met IT-Label, een onafhankelijke standaard die het digitale opleverniveau van commercieel vastgoed inzichtelijk maakt. Dankzij dit label kunnen huurders vooraf beoordelen of een gebouw digitaal is voorbereid op hun organisatie, in plaats van dat de organisatie zich na de verhuizing moet aanpassen aan de aanwezige IT-voorzieningen. Meer hierover lees je in het artikel wat een IT-Label is en wat het betekent voor huurders en verhuurders.

De verborgen kosten van een businesscenter

Naast de maandelijkse basisprijs kunnen er kosten zijn die niet direct zichtbaar zijn bij een eerste vergelijking van kantoorruimte. Denk aan eenmalige aansluitkosten, een waarborgsom van meerdere maanden huur, administratiekosten bij inschrijving, meerkosten voor aanvullende vergaderuren, parkeerabonnementen, een hogere internetsnelheid of een eigen verbinding, telefonie en IT-ondersteuning, kosten voor bedrijfsregistratie op het adres, jaarlijkse prijsindexaties en herstelkosten bij vertrek.

Dergelijke kosten komen niet bij iedere aanbieder voor, maar de kans dat ze ergens verborgen zitten is groot genoeg om de volledige prijslijst en de overeenkomst zorgvuldig door te nemen. Let ook op het verschil tussen prijzen exclusief en inclusief btw. Een maandprijs per werkplek is bovendien zelden rechtstreeks te vergelijken met een huurprijs per vierkante meter, omdat de diensten die zijn inbegrepen fundamenteel verschillen.

Wat kost een werkplek nu écht? Een fictief rekenvoorbeeld

Onderstaande tabel illustreert hoe drie businesscenters in de totaalkosten kunnen verschillen, ook wanneer de basisprijs dicht bij elkaar ligt. De bedragen zijn fictief en uitsluitend bedoeld ter illustratie.

Het goedkoopste aanbod aan het begin van de vergelijking is na optelling van de benodigde diensten het goedkoopste gebleven, maar het verschil met de duurste optie is gedaald van 900 euro naar 200 euro per maand. In de praktijk kunnen de verhoudingen zelfs omdraaien. Bovendien zijn prijs en locatie niet de enige factoren: uitstraling, dienstverlening, bereikbaarheid, digitale infrastructuur en contractflexibiliteit wegen minstens zo zwaar in een weloverwogen huisvestingskeuze.

Flexibiliteit: hoe flexibel is je contract écht?

Businesscenters en serviced offices trekken ondernemingen aan die snel willen groeien, tijdelijk kantoorruimte nodig hebben of hun huisvesting flexibel willen organiseren. Maar flexibiliteit heeft grenzen die in het contract worden bepaald. Stel jezelf de volgende vragen voordat je tekent:

• Wat is de minimale contractduur?
• Wat is de opzegtermijn?
• Kun je tussentijds uitbreiden of het aantal werkplekken verminderen?
• Kun je binnen hetzelfde gebouw naar een grotere of kleinere ruimte verhuizen?
• Is er een jaarlijkse prijsverhoging en hoe hoog is die maximaal?
• Zijn er beperkingen voor het gebruik van gemeenschappelijke voorzieningen buiten kantooruren?
• Wat zijn de herstel- of beëindigingskosten bij vroegtijdig vertrek?

Let ook op de juridische vorm van het contract. Er is een relevant onderscheid tussen een traditionele huurovereenkomst en een service- of gebruiksovereenkomst. De juridische kwalificatie hangt af van de feitelijke afspraken, niet alleen van de naam boven het document. Bij een gebruiksovereenkomst geniet een huurder doorgaans minder huurbescherming dan bij een reguliere huurovereenkomst. Meer informatie over dit onderscheid vind je in het artikel over het verschil tussen een serviceovereenkomst en een ROZ-huurovereenkomst.

Vergelijk kantoorruimte op basis van je werkelijke behoefte

Een goede huisvestingskeuze begint niet bij de prijs per werkplek, maar bij de organisatie achter de zoekvraag. Hoeveel werkplekken zijn er daadwerkelijk nodig? Hoe vaak worden vergaderruimten gebruikt? Is een bemande receptie belangrijk voor de uitstraling naar klanten? Welke digitale voorzieningen zijn onmisbaar voor de dagelijkse operatie? En hoeveel flexibiliteit heeft de organisatie nodig om mee te kunnen bewegen met groei of krimp?

Juist omdat niet ieder businesscenter hetzelfde product aanbiedt, is het vergelijken van kantoorruimte te huur in Amsterdam of in een andere stad pas zinvol wanneer je weet wat je met elkaar vergelijkt. Hetzelfde geldt voor andere steden: wie kantoorruimte zoekt in Rotterdam of overweegt om naar een kantoorlocatie in Utrecht te verhuizen, doet er goed aan om de totaalkosten en inbegrepen diensten van verschillende concepten naast elkaar te leggen, en niet alleen de gepresenteerde maandprijs.

RE-SEARCH helpt ondernemers om verder te kijken dan de aangeboden all-in prijs en onderzoekt welke kantooroplossing daadwerkelijk aansluit op de behoeften van de organisatie. Dat is precies waar het platform voor is gebouwd: transparantie creëren in een markt die van oudsher weinig prijsvergelijking kent.

All-in is pas écht interessant wanneer je weet wat er allemaal in zit. Stop met zoeken. Begin met onderzoeken.